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煩雑な業務負荷の一方で、リプレイスへの懸念。「信頼感」というソリューションが導いた効率改善の歩み クライアント：食材輸入商社A社 従業員数：60名
解決策
導入の効果・結果
高精度なスキャン機能により業務効率アップとコストダウンを実現
明確な入れ替えメリットの提示による、リプレイスへの踏み切り
密着型で信頼できる担当営業により、オフィス課題の解決とスピーディなトラブル対応を実現
カラースキャンの精度と効率向上を高いレベルで実現
A社では、ある営業との出会いを通じて、現状の業務課題を解決することに成功しました。
最初こそ、現状の不満やニーズを断片的に訴えていたものの、半年にわたって度重なるヒアリングやすり合わせを実施し、次第に要件が整理されたようです。その結果、課題解決に適した新しい複合機の導入と、その活用の仕方が提案されました。
カラースキャンの精度と効率を高いレベルで両立する新たな複合機では、プレスキャンが不要となることで原稿読み取り時間を大幅に短縮。スキャニングのスピードアップにより、急なパンフレット要求への対応はもちろん、作業工数の大幅な削減に成功しました。
また、スキャンと同時に、任意のクライアントPCやFTPサーバーへの自動振り分け保存を可能とするプッシュスキャン機能は、データの分類と保存に関する煩雑さの解消に大いに貢献したようです。保存データは、高圧縮PDFによりこれまでの1/10にまで圧縮されたため、データ量の大幅な削減にもつながっています。
コスト回収率の高いリプレイスへ導いた、「信頼感」というソリューション
こうして、以前から抱えていた課題を解消できたのも、すべてはリプレイスに踏み切れたことが最も大きかった、と前述O氏は当時を振り返ります。
「機種入れ替えでクライアント側が一番知りたいのは、入れ替えに要するコストと、いかに業務が改善されるかという点です。予算が縮小傾向にある今、明確なコストダウンが見込めなければ稟議は通りません。弊社では、リース体系の見直しやランニングコストの削減に関する提案を受け、機種入れ替えによるイニシャルコストを短期間で回収できる見込みです。使用する側は、こうした知識を持ち合わせていませんから、頻繁に足を運んで状況を深く理解し、具体的な提案をいただけたことには大変助かりました」（前述O氏）
地域密着で、基本的に担当の代わらない営業との出会いにより、同社は以前から抱えていた業務課題を解決することに成功しました。担当者が限定されたエリアを徹底的に深耕し、顧客との接触頻度を高めているため、業務へ深く入り込んで、状況に即応した的確な提案が可能になった好例といえます。
また、導入後のサポート面においても、窓口担当が一本化されているため、万一の故障時も即対応が可能で、電話越しにたらい回しにされることもなくなったと言います。O氏は次のように締めくくっています。
「導入後のサービスマンによる定期点検、また何より担当営業がよく来てくれるため、単なる機械トラブルの相談だけでなく、オフィス環境全体における相談を持ちかけることができます。事情に精通しているだけに、的確な提案をしていただくことができ、その安心感や信頼感は非常に大きいです」
今後は、複合機を軸に、オフィス環境全体に目を向けた効率改善策について、順次取り組んでいくようです。
