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解決策

導入の効果・結果

オフィス環境全体を視野に入れた、業務効率化とコスト削減のススメ

R社の総務部門から相談を受けたある営業担当は、改善提案を行うにあたり、まず元凶を徹底的に洗い出すところから調査を開始しました。総務課長のN氏はこう述べています。
「OA機器の再編を進めるにあたって、まず重要なのは複雑に絡み合う事情を明らかにすることでした。各部署へのヒアリングを通してさまざまな声を収集できたことで、多くの社員が感じている不満や問題点が明確化されました」

まず、OA機器の使用頻度に大きな偏りがある問題は、部署ごとの業務にマッチした機器が配置されていない点を突き止め、特に入れ替えをすることなく機器の統合と適正配置によって改善されました。

同社は続けて、適正化された計8台ある複合機のうち、特に使用頻度の高い4台のリプレイスを計画。統一機種に絞れれば、機能の違いによる操作性やそれぞれ異なるトナーの使用といった煩雑さを解消することができます。しかし、ここで問題となるのが、リプレイスコストの問題。旧機種のリース残債は1年近くあり、移転時も予算の都合からリプレイスを見送った同社でした。そこで、営業担当は別に使用しているカラーレーザープリンタも含めて全ての印刷コスト・トナー・プリント出力制限などによる、ランニングコストの削減効果で、明確なコスト回収試算を提示したのです。

「印刷単価は、モノクロ、カラーとも大幅に見直され、トナーカートリッジに関しても、トナー消費制限ソフトの導入によって、50%近い削減効果を生み出しました。また、月あたりの耐久枚数も、これまで15,000枚の上限を超えて、よく故障の原因となっていましたが、認証・アクセスIDの導入によって、ムダな印刷・コピーを強制的に抑えることで、故障によるムダな出費や印刷コストの削減につながっています。

導入から3ヶ月が経ちますが、トータルで40%ほどランニングコストが削減されたため、1年強で残債分は回収できる見込みです。こうした知識は私にはありませんでしたので、提案を受け大変助かっています」（前述N氏）

さらに、同社はセキュリティ対策においても強固な管理体制を実現しました。ICカード認証によってすべてのプリントログを管理し、個人情報の不正なプリントを監視するとともに、地紋出力によって、万が一の不正コピーの抑止も実現しています。

トラブル通報から解決まで90分！顧客視点のスピーディなサポート体制

主要機種のリプレイスにより、これまで大きなストレス要因となっていた故障時のダウンタイムも大幅に縮小されました。新たなサポート体制では、「トラブルの通報から修理完了まで90分以内」というスピーディさで、止められないビジネス継続に貢献しています。

OA業界では営業部門とサポート部門が別会社、別窓口になっているケースが多いものですが、新たな体制では一括して担当の営業が中心になるため、これまでの煩雑な窓口管理も必要なく、機種や今までのトラブル履歴をいちいち説明する必要もありません。

「今まで感じていたストレスや負担が軽減され、肩の荷がおりた思いです。これまでの煩雑さから解消され、本来の業務に専念することができそうです」とは前述N氏。

同社では、残る4台についてもリプレイスを検討しており、オフィス環境の最適化を図ることで、さらなるコスト削減効果と社員の生産性向上を目指す方針です。

課題を解決へと導いたソリューションのご紹介