ホーム - 導入事例 - 印刷における3大コスト─作業効率・用紙コスト・カウンタ料金─無駄なコスト浪費を抑えつつ、スムーズな仕事環境をつくるには？
印刷における3大コスト─作業効率・用紙コスト・カウンタ料金─無駄なコスト浪費を抑えつつ、スムーズな仕事環境をつくるには？
どんなオフィスにおいても欠かせない存在である複合機。あらゆる従業員が日常的に使用するアイテムだけに、その作業効率性は非常に重要です。
また、毎月請求される用紙コストやカウンタ料金の増大に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。よく「無駄なプリントをなくす」ために、複合機利用に関するルールを定めているケースを見かけますが、“従業員まかせ”である以上、ミスプリントによる無駄なコストを防ぐことは難しいかもしれません。
複合機の賢い使い方を駆使して、今一度自社の無駄なコストの削減を考えてみませんか？
課題
行政法人という業種柄、官公庁への報告資料や取引企業への技術資料、会報、会議資料など、頻繁かつ大量の印刷を必要とするD法人では、こうした印刷作業に大きな負担を感じていました。というのも、現状使用している複合機に“製本機能”が付いていなかったため、パンチやホチキス止めなどの製本作業を人手で行うしかなく、総務部門がその作業に要する工数は膨大なものだったからです。
また、印刷速度（特にスタンバイからの立ち上がり時）が遅いことは、業務効率を低下させる要因となっていましたが、何より問題だったのはよく発生する不具合・故障時のサービス対応の遅さ。AM中に連絡してサービスマンが到着するのは翌日という具合で、その間、印刷作業はもう1台の複合機に集中してしまいます。長く待たされる印刷待ち状態に、ユーザ部門からは常に不満の声が挙がっていました。
解決
D社総務部のI部長は、少し前より定期的に訪問を受けるようになっていたマイクロシステムに、現状の課題について相談します。現場の実地確認とワークフローなどに関するヒアリングを経て、マイクロシステムが提案した骨子は「印刷作業の効率化で、人的コストを削減しましょう」というものでした。
まず、D社が製本作業を人手で行っていた要因は、オフィスと設置スペースが狭く、複合機サイドの“ステイプルフィニッシャー”が付属できないことでした。そこでマイクロシステムは、このフィニッシャーを内部に搭載することで設置スペースを削減できる新複合機を紹介。綴じ方も自在で、これなら人手による煩雑な製本作業をゼロにすることが可能でした。ちょうど既存機のリース満了が迫っていたこともあり、D社はリプレイスを決断。その決め手を、I部長はこう語っています。
「製本機能による工数削減や、非常に早い高速印刷による待ち時間短縮も魅力的でしたが、何よりうれしかったのは、もし不具合が発生しても74分以内に作業完了をしてくれるアフターサポートですね。今では生産性が向上し、総務部もユーザ部門もみな満足していますよ」
解決ソリューション
課題
設計図面や企画提案資料など、紙での出力が多いE社では、印刷コスト（カウンタ料金）とそれに連動する用紙コストの増大がネックとなっていました。管理部のO課長がある月の請求書を見てみると、驚くことにモノクロとカラーの比率がほぼ同じ結果に。E社では、社内用資料はモノクロ印刷をルール化していたため、実態としてこのルールが徹底されておらず、無駄なカラー印刷がカウンタ料金を圧迫していることは明らかでした。
実際、“裏紙BOX”にはミスプリントのカラー印刷用紙が多数あり、社内資料も多く含まれていたのです。とはいえ、ルールだけで従業員すべてにコスト意識を持たせることは難しく、カウンタ料金といかに「ミスプリントと無駄なカラー印刷を減らすか」が大きな課題でした。
解決
O課長は、以前より定期的に訪問していたマイクロシステムの担当者に相談したところ、「従業員まかせにしないことが重要ですよ」という。しかし、どうすれば複合機側で強制的に制御することができるのか？後日、新複合機によるプレゼンテーションを依頼することに。
用紙コスト削減
BOX保存とセキュアプリントという機能を連携させる事により、一度複合機の中に印刷データを保存した後、本体パネルで個人のパスワードを入力し、出力。これなら、レイアウトや内容に誤りがあっても印刷前に中止・修正することができるので、ミスプリントによる不用意な用紙の消費を防げます。カウンタ料金削減
カラー出力は部門別ID機能を用いて、個人ごと・部門ごとにカラー出力上限数を設定することができます。上限を超えた場合は、正当な理由の下、管理部承認を得ないと出力できないフローにすることで、強制的な印刷抑制はもちろん、上限に達しないよう常日頃から無駄な印刷をなくそうとする意識を従業員に芽生えさせることも可能です。
「これだ」と感じたO課長でしたが、リース期間の兼ね合いやワークフローの変更に伴う混乱を考慮し、まずは1台をリプレイスすることに。
「ミスプリントの抑制はもちろん、従業員が気を遣って、両面印刷や割付印刷など、極力出力枚数を減らす努力をしてくれるようになりました。おかげで以前に比べて、用紙コスト・カウンタ料金ともに1/2程度まで削減することができました」と語るO課長。今後、リース満了を待ってその他の複合機についても順次リプレイスしていく計画を進めています。
解決ソリューション
課題
都内十数か所に飲食チェーンを展開するF社では、近年の店舗数増加に伴い、日々各店舗から送られてくる日次売上や食材の納品・発注伝票などの集計業務に多くのコストを費やしていました。同社ではこれらをすべてFAXでやりとりしていたため、用紙コストやカウンタ料金はもちろん、受信FAXの仕分けにかかる人的コストも見過ごせないレベルに達していたのです。集計を担当する経理部では、FAXが来るたびに確認・仕分けをせねばなりませんでした。また、広告FAXが非常に多い点も、これら3つのコストを引き上げる大きな要因となっていました。
「この非効率なFAX運用をやめて、なんとかペーパレス化できないか・・・」と経理部長のY氏は考えました。
解決
Y氏は、以前複合機を導入したマイクロシステムの担当者が「ペーパレスFAX」について説明していたのを思い出します。その当時のF社はまだ店舗数も少なく、通常のFAX運用で十分だったため、利用していなかったのです。さっそく営業担当者を呼んでみると、「ペーパレスFAX機能とFAX転送機能を利用すれば、送受信するすべてのFAXで印刷の必要が不要になりますよ」とのこと。
しかし、ちょうど5年のリース期間満了を迎えるところだったため、既存の複合機の最新機種へとリプレイスし、「ペーパレスFAX」体制を本格的に構築することをY氏は決定します。その後同社は、劇的なコスト削減に成功します。
本部から各店舗へ送付する文書はすべて、PC上で作成したフォーマットデータのまま、まるで“印刷する感覚”のように、クリック1つでFAX送信することができました。また、受信FAXは印刷せずに、すべて自動でPDF化⇒指定の共有フォルダに保存。こうすることで、経理部は必要な書類や伝票類をデータで確認して、各店舗用に作成されたフォルダへそのまま保存するだけで済みます。あとは管理システムへ必要数値をコピー&ペーストで入力するだけで終了するため、これまで紙を見ながら手入力していた工数は大きく削減されました。また、広告FAXも印刷されないため、用紙コスト・カウンタ料金の大きな削減につながったようです。
解決ソリューション