［MICRO Style マイクロスタイル］理想のオフィスづくりを支援する情報ポータル

背景

今日のオフィスにとって、もはや必需品とも言える複合機。一台で何役もこなすその性能は、日々進化を遂げています。しかし、その中身は各メーカーや機種ごとにさまざま。複合機を使用した現状の業務に無駄があるのではないか？やり方次第でコストダウンや効率化ができるのではないか？と感じつつも、解決策が分からなかったり、リプレイスを行なうと機械の使い勝手が変わるという理由から、そのまま放置されているケースは数多くあります。

ここでは、業務上抱えていた課題の抽出・整理はもちろん、「相談したくてもできない」という総務担当者のお悩みが解消されるまでの道のりを紹介します。

課題・問題

大量の印刷物とスキャンデータに、膨らむ作業工数とデータ量

食材専門商社として、さまざまな国や地域から数多くの食材を輸入しているA社。食材を紹介した資料やパンフレットは、営業や販促ツールとして必需品なため、同社では複合機を日常的に多用しており、それがゆえに、そのスキャンデータや印刷量は膨大な量となっていました。海外から送られてくる大量のパンフレットやチラシをスキャンし、そのデータを分類して管理する業務は、煩雑な上にデータ量も非常に大きくなります。

そのため、スキャニングやそのデータ保存にかかる手間や時間を減らし、必要なデータを素早く検索して取り出せる方法と、保存するデータ量の削減が求められていました。

また、扱う商品が食材だけに、いかに見栄え良く魅力的に見せるか、といった点も重要なポイントです。現場の営業からは、もっときれいに説得力ある印刷品質、しかも急な要求にも対応できるよう、今より印刷スピードを早めてほしい・・・という要望もありました。

しかし、現状の複合機に不満はあったものの、安易に使い慣れた機種からのリプレイスをすれば、業務効率の低下は否めませんし、何より入れ替えコストが問題です。問題を解決するために、どのような複合機を導入・活用すればいいのか分からず、総務担当者のO氏は頭を抱えていました。

「解らない」ことが「分からない」という事実

問題となっていたのは複合機のスペックだけではありませんでした。前出O氏は、当時抱えていたさらなる不安要素として、次のように述べています。
「我々の業界は市場動向が早く、日々目まぐるしく変化しています。当然、業務に直結する複合機に対する課題やニーズも変わるわけです。当時の複合機を担当していた代理店は、月に一回カウンターを確認に来る程度でほとんど顔を見せず、時には電話でカウンター確認を済まされてしまうこともしばしばでした」

同社では、導入からの経緯を踏まえて、状況にマッチしたタイムリーな提案を常に求めていたようです。前述O氏はこう続けています。
「短い間に担当営業の方が代わってしまったり、定期訪問も営業ではなくメンテナンス要員の方だったため、相談をしても機械的な不具合しか解消されず、業務に踏み込んだ相談をすることはできませんでした。われわれ使う側は、複合機の詳しい機能や使い方について分からないまま、下手をすれば課題であることにすら気付かずに、悩みを抱えていることが多いものです。日常的に使用する機械だけに、業務に最適化した方法を常に模索していました」

課題・問題のポイント