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背景

オフィス規模が大きくなるにつれ、OA機器に関しても新たな問題が顕在化することがあります。
従業員数拡大に対応して機械を継ぎ足すものの、全体的に見た際に、業務効率やコスト面で無駄が生じていたり、サポート体制が追いつかなくなるといった問題が典型的な例と言えます。

複数のOA機器を抱える場合は、単体の性能に関する要件だけでなく、オフィス全体を通して状況を整理し、業務の無駄やコストの削減を図るとともに、より信頼度の高いサポート体制を確保することで適正化することが重要です。
今回は、こうした取り組みに挑戦したある事例を紹介します。

課題・問題

元凶は、異機種・複数メーカーの混在。同時に情報漏えい対策も必要に！

エネルギー関連事業のR社では、事業所の統合移転に伴い、少しでも移転コストを抑えるために、各拠点から従来品の各種OA機器を集約して再利用していました。しかし、これまで各拠点のOA機器類は、それぞれに配置された総務・購買担当に任せていたため、異なる複数メーカーの機器が混在してしまう事態が生じてしまったのです。

メーカーによって機能や操作パネルが異なるので使いにくく、当然トナーなどの消耗品も異なるため、しばしば混乱を招いては、業務効率低下の元凶となっていました。また、複合機の使用頻度は部署ごとに異なるため、混雑して行列ができている機器とほとんど使用されていない機器があり、現場からはもっと効率的な使い方への要望が常に上がっていたのです。各現場にこうしたさまざまな問題があることを総務部でも認識していましたが、課題を整理しきれていませんでした。

また、Pマークの取得に取り組む同社では、セキュリティに関してもより高いレベルの対策が求められていました。顧客や個人の情報、研究開発に関する情報などが流出しないように管理体制を充実させるとともに、機密情報の通り道となるOA機器についても万全な情報漏えい対策が必要とされていたのです。

ダウンタイムを招くトラブル発生時の対応の遅さに不満が爆発

忙しい最中にOA機器が故障したり、原因不明のトラブルに見舞われると、強いストレスを感じます。また、機器がストップすることで業務にダウンタイムが生じ、生産性の低下など目に見えない損失も発生してしまいます。異機種混在の環境は、ここにも大きな問題を抱えていました。

故障が発生した場合でも、それぞれのメーカーごとに当然窓口が違うため、窓口管理の煩雑さはもちろん、依頼後の対応の遅さから復旧までにムダな時間を要していました。あるメーカーなどは、営業とサポート窓口が別会社になっていて、いちいち電話で使用機種や経緯を説明しなくてはならない始末。
総務部では、業務効率の向上とサポート体制の改善を検討したものの、全機種のリプレイスでは莫大な費用がかかってしまい、とても現実的とは言えませんでした。

課題・問題のポイント