ホーム - 導入事例 - “使い方ひとつ”で、ムダな工数は削減できた！？日々の印刷・FAX業務の効率性を高める、ストレスフリーな方法は？
“使い方ひとつ”で、ムダな工数は削減できた！？日々の印刷・FAX業務の効率性を高める、ストレスフリーな方法は？
企業規模や業種を問わず、どんなオフィスにおいても日常業務で頻繁に利用されている複合機。それだけに、印刷やFAX業務における「作業効率性」は非常に重要です。
昨今の複合機には、業務効率を高めるために、さまざまな便利機能が付加されていますが、活用されていなかったり気づいていなかったりするケースも目立ちます。また機器のスペックだけでなく、オフィス内での配置や1台あたりの利用人数、運用ルールなど、ちょっとした使い方を見直すだけで、大幅に改善されるケースも少なくないのです。
複合機を“賢く使い倒して”、自社の無駄な業務や工数を削減してみませんか？
課題
全国規模で店舗展開を拡大しているG社では、各店舗とFAX経由でやり取りしている日次報告書類の受理・集計業務に多くの工数を費やしていました。というのも、日々送られてくる報告書類は、業務日報や仕入れ・売上伝票、納品表、棚卸表など、一店舗だけでもさまざまな種類があり、すべての店舗となると、その量は数百枚と膨大です。
本社営業企画部では、各店舗から五月雨式に送信されるこれらFAXの“仕分け作業”だけでも大きな負担を感じていましたが、さらに管理システムへ登録するための“手打ち入力”や“ファイリング作業”も非常に煩雑で、業務効率低下の大きな要因となっていたのです。
そこで同社では、各店舗へのPC配布による、デジタルフォーマット&メール送信での報告フローを検討しますが、ITコストがかさむ上に、アルバイト主体の店舗スタッフはPCリテラシーが低く、余計非効率になる恐れが・・・。
解決
メールでの報告フローを断念していた矢先、同社営業企画部長のW氏は以前からサプライ用品で付き合いのあったマイクロシステム担当者との会話の中で、「ペーパレスFAX」という解決のヒントを得ます。
「ペーパレスFAX機能を利用すれば、送受信するすべてのFAXで印刷が不要になり、作業効率が格段にアップしますよ」とのこと。
「ペーパレスFAX」の場合、受信FAXは印刷せずに、すべて自動でPDF化⇒指定の共有フォルダに保存することができます。こうすることで、FAX用紙の仕分け作業が不要になることはもちろん、ファイリング作業も不要になります。また、管理システムへの登録もPC上でのコピー&ペーストで入力可能になるため、これまで紙を見ながら手入力していた手間も、大きく削減されることになります。
調べてみると、自社の複合機には「ペーパレスFAX」が搭載されていなかったため、最新機種へリプレイスする必要がありましたが、営業企画部内の複合機はまだリース期間が2年以上残っていました。そこで、他部署のリース満了目前の機種と入れ替えることでリプレイスし、本格的に「ペーパレスFAX」による運用フローを構築。今では、仕分けもファイリングも手入力もすべて不要となったことで、大幅な工数削減に成功し、コア業務の生産性向上につながっているようです。
解決ソリューション
課題
組み込み系機器の部品製造などを手掛けるH社は、受発注・検収などに関するFAX書類をはじめ、営業の提案資料や技術資料、仕様書、設計書類など、日常業務の中で頻繁に複合機を利用していました。本社オフィスで働く社員数が200名にのぼる同社の1ヶ月平均カウンター数は“5万枚”ほど。しかし、それに対して複合機の設置台数は、主要な6つの部門ごとに1台ずつ、計6台と明らかにその数は不足しており、他部門と共有で利用している複合機も存在していました。
こうなると、問題になってくるのが「業務効率」でした。広告FAXや印刷ミス、印刷後の取り忘れなどが相まって、常に複合機のトレイは印刷物が散乱した状態。誤って持ち帰られたり、裏紙BOX行きになってしまったりすることは日常茶飯事で、社員からは不満の声が常にあがっていました。
また、PC1台あたり1つのプリンタドライバしかインストールされていなかったため、混雑時や誰かが大量印刷をしている際は、急ぎの資料なども大幅に遅れてしまうなど、日常業務に大きな支障をきたしていたのです・・・。
解決
事態の解決を望んでいた総務人事部のI部長でしたが、予算の都合上、これ以上複合機の台数を増やすこともできません。そんな矢先、少し前からサプライ品を中心に出入りするようになっていたマイクロシステムの担当者が訪れ、使用状況について質問されたので自社の状況について相談することに。
すると、詳しくヒアリングした上でオフィスの内覧を終えた担当者は、「複合機の台数を増やさなくても、低予算で解決することができますよ」とコメント。さらに詳しく聞いてみると、「複合機の使い方が非効率」とのことでした。その後、詳細な提案を受けたI部長は提案内容に投合し、“複合機の効率的利用”についてマイクロシステムに一連の対策を依頼します。
まず、最初に行った対策が“複合機の適正配置”でした。マイクロシステムの担当者は、各部門ごとに業務内容や日々の印刷ワークフロー、1ヶ月あたりのカウンター枚数などを調査し、その印刷ボリュームとオフィス導線を考慮しながら、最適な設置場所を提案。それに応じて、若干のレイアウト調整なども実施していきました。
また、PC1台あたりもっとも近隣の複合機までを含めた2台分のドライバをインストールすることで、混雑時や大量印刷時のストレスを軽減。これには当初、同社の情報システム部門が「200台ものPCに対して一台ずつ追加設定していくのは煩雑だ」と反対意見を示しますが、“インストール後の面倒な設定が不要”なドライバを作成・一斉配布し、あとはユーザ側がEXEを1クリックするだけで完了する仕組みを利用することで、解消することができました。
さらに、3つ目の対策として実施したのが「ICカード認証」です。これは、“入退室に利用している既存のICカードを利用し、PC側で印刷実行しても複合機側でICカードをかざさなければ印刷が実行されない”、というソリューションでした。こうすることで、印刷物の散乱による盗難・紛失を防ぐとともに、急ぎの際のストレス要因となっていた順番待ちや、排紙トレイに溜まった印刷物の中から目当ての印刷物を探す手間を解消することができたのです。